Despesas de Exercícios Anteriores - perguntas e respostas

1. O processo de exercícios anteriores é confeccionado pela Organização Militar (OM) que o militar está vinculado atualmente?

Resposta:

Não. O processo é confeccionado pela OM de origem do militar, de acordo com o Art. 91 do Regulamento de Administração do Exército (RAE) - EB10-R-01.003 - 1ª Edição - 2021 - Portaria Nº 1.555 - C Ex, de 9 de julho de 2021 (EB: 64689.003469/2021-24) e o inciso IX, do Art. 2º da Portaria Nº 290 - DGP, de 9 de dezembro de 2013 (EB30-N-10.003), sendo o crédito disponibilizado para a OM de origem, independentemente se o militar já estiver em outra Organização Militar, em missão no exterior ou à disposição de outro Órgão.

2. A OM pode dar início a um processo de Exercícios Anteriores sem que o interessado tenha protocolado o devido requerimento.

Resposta:

Não. O processo referente à Despesas com Exercícios Anteriores (DEA) terá início mediante a entrada do requerimento de DEA, conforme modelo disposto nas Instruções Gerais para a Correspondência do Exército (EB10-IG-01.001), 1ª Edição, 2011, aprovadas pela Portaria Nº 769 - C Ex, de 7 de dezembro de 2011 ou o Anexo “A” da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022. O requerimento deve ser averbado em boletim na qual deve constar, obrigatoriamente, a data do protocolo e o NUP do documento.

3. Existe um modelo de documento para remessa do processo de Exercícios Anteriores?

Resposta:

Sim. O modelo do DIEx de envio do processo encontra-se no Anexo "D" da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022.

4. Todos os processos de Exercícios Anteriores deverão ser enviados a DCEM?

Resposta:

Não. Somente aqueles em que esta Diretoria seja o cotista do evento.

5. Qual o documento que materializa o direito a um processo de solicitação de pagamento de despesas de Exercícios Anteriores, cujo a distribuição das cotas é a cargo da DCEM?

Resposta:

É o aditamento da DCEM que publicou a movimentação do militar ou o deslocamento para realização de curso ou estágio em que conste a legenda 10 “Despesas por conta da cota distribuída pelo DGP a DCEM”.

6. Quais documentos do processo de Exercícios Anteriores deverão ser remetidos a DCEM?

Resposta:

6.1 - Para processos com valores inferiores a 4 (quatro) soldos de capitão

a. DIEx que pleiteia a indenização de exercícios anteriores, conforme modelo do ANEXO “C” da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 202; e

b. cópia autenticada da folha do boletim interno (BI) que publicou o reconhecimento da dívida pelo Ordenador de Despesas (OD) contendo o NUP, conforme o previsto no Art. 16 das Normas para o Pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores no Âmbito do Comando do Exército (EB10-N-08.002), 1ª Edição, 2022, aprovadas pela Portaria Nº 1.746 - C Ex, de 19 de maio de 2022.

6.2 - Para processos superiores a 4 (quatro) soldos de capitão:

a. DIEx informando o encaminhamento do processo através do canal de inteligência;

b. DIEx que pleiteia a indenização de exercícios anteriores, conforme modelo do ANEXO “C” da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022;

c. cópia do requerimento de DEA;

d. cópia autenticada da folha do BI que publicou o ato de recebimento do requerimento de DEA;

e. cópia da folha do boletim que publicou o parecer e a solução da sindicância (se for o caso);

f. nos casos em que não for necessária a abertura de sindicância, cópia da folha do BI que publicou a justificativa do OD sobre o motivo pelo qual a despesa deixou de ser paga no exercício financeiro correspondente;

g. cópia autenticada da folha do BI que publicou o reconhecimento da dívida pelo Ordenador de Despesas (OD);

h. cópia da Nota de Lançamento de Sistema (NS) do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI) do reconhecimento da dívida;

i. cópia autenticada do BI que publicou o desligamento do militar, no caso de movimentação, fins comprovação da data do ajuste de contas;

j. cópia da folha do aditamento da DCEM ao Bol DGP que consta a movimentação ou que designou o militar para o curso (documento atesta o cotista responsável pela despesa). No campo “LEGENDA - OBS” deve constar a legenda “10 - Despesas por conta da cota distribuída pelo DGP à DCEM”;

k. no caso de inclusão de dependentes anexar cópia da folha do BI que publicou o DIEx de Opção ou DIEx de Opção complementar, constando o dependente. Na publicação deve constar, obrigatoriamente, a data do protocolo do documento. A data de ajuste de contas é o limite temporal para a inclusão;

l. no caso de inclusão de veículo, anexar cópia autenticada da folha do BI que publicou o DIEx de Opção ou DIEx de Opção complementar, constando o veículo, publicação deve conter, obrigatoriamente, a data do protocolo do documento. A data de ajuste de contas é o limite temporal para a inclusão; e

m. cópia do bilhete de passagem, ou outro documento de que constem as seguintes informações: nome, itinerário, data e valor, quando for solicitada indenização de transporte pessoal (se for o caso).

6.3 - A fim de evitar a restituição de processos, sugere-se que sejam encaminhados, exclusivamente, com a documentação acima mencionada.

7. O militar faz jus à complementação de ajuda de custo se fizer a solicitação de inclusão de dependente após a data de ajuste de contas?

Resposta:

Não. Tendo em vista que ocorreu a perda do prazo limite que consta na normatização vigente, o que configura a incidente preclusão temporal (aquela que ocorre quando não é observado o prazo para determinado ato administrativo). De acordo com o princípio da legalidade, que é a diretriz básica da conduta dos agentes da Administração, toda e qualquer atividade administrativa deve ser autorizada por lei. Nesta senda, não cabe à administração militar autorizar pagamento de um suposto direito que se perdeu pela preclusão, conforme Pareceres Jurídicos da Assessoria de Apoio para Assuntos Jurídicos do Departamento Geral do Pessoal (DIEx Nº 120-AApAJur/VCh DGP/Ch DGP, de 6 de março de 2019 e DIEx Nº 488-AApAJur/VCh DGP/Ch DGP, de 20 de agosto de 2019).

Sendo assim não basta fazer a inclusão do dependente, para garantir o direito aos valores remuneratórios da movimentação. O militar deve confeccionar o DIEx de Opção Complementar solicitando a complementação de indenização, por inclusão de dependente, e protocolá-lo em uma OM até a data limite do seu Ajuste de Contas.

8. O militar faz jus à complementação de indenização de transporte (automóvel/motocicleta) se fizer a solicitação de inclusão do veículo após a data de ajuste de contas?

Resposta:

Não. Tendo em vista que ocorreu a perda do prazo limite que consta na normatização vigente, o que configura a incidente preclusão temporal (aquela que ocorre quando não é observado o prazo para determinado ato administrativo). De acordo com o princípio da legalidade, que é a diretriz básica da conduta dos agentes da Administração, toda e qualquer atividade administrativa deve ser autorizada por lei. Nesta senda, não cabe à administração militar autorizar pagamento de um suposto direito que se perdeu pela preclusão, conforme previsto no § 3º do Art. 33 da Portaria Nº 290 - DGP, de 9 de dezembro de 2013:

"3º A data de ajuste de contas é o limite temporal para a inclusão de veículo anteriormente não declarado pelo militar na solicitação de transporte, desde que implique transporte do veículo, da cidade de origem até a cidade de destino do militar."

Sendo assim para garantir o direito aos valores remuneratórios da movimentação, pela inclusão de automóvel, o militar deve confeccionar o DIEx de Opção Complementar solicitando a complementação de indenização, por inclusão de automóvel, e protocolá-lo em uma OM até a data limite do seu Ajuste de Contas.

9. Como deverá ser enviado o processo de DEA, com valores superiores a 4 (quatro) soldos de capitão, para a DCEM?

Resposta:

De acordo com o Art. 9º da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022, através do canal de inteligência, para análise, apreciação e homologação.

10. É obrigatório a abertura de sindicância para todos os processos de DEA?

Resposta:

Não. De acordo com o Art. 19 da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022, somente se houver necessidade de: fundamentar o reconhecimento da dívida; ou apurar os motivos que concorreram para a existência de DEA. Nos casos em que não for necessária a abertura de sindicância, caberá ao OD a responsabilidade de justificar no processo de DEA o motivo pelo qual a despesa deixou de ser paga no exercício financeiro correspondente.

11. Existe um padrão de escaneamento dos documentos?

Resposta:

Sim. De acordo com os anexos "F" e "G" da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022, devem seguir os padrões abaixo citados, sob pena de devolução do processo:

a. salvar os arquivos no formato PDF/A (pesquisável), ou reconhecimento de caracteres (OCR ou ICR);

b. resolução mínima: 300 dpi;

c. utilizar o modo de cores em tons de cinza, de modo geral, e colorido nos casos em que a cor interfira na análise do processo (documentos com controle de alterações por meio de cores diferentes);

d. incluir a capa como primeira página do arquivo da digitalização ou do volume;

e. identificação do nome do arquivo com o NUP do processo e a sequência de páginas, conforme a seguir: EB_64689.007809_2020-13_Fls_1_a_52.pdf;

f. arquivos de até 10 (dez) megabytes (MB) e, caso necessário, dividi-lo em volumes (partes menores); e

g. para os processos com mais de um volume, cada parte deve ter no máximo 200 (duzentas) folhas e ser identificada conforme a seguir:

(1) exemplo 1: EB_64689.000151_2020-19_VOL_1_Fls_1_a_200.pdf; e

(2) exemplo 2: EB_64689.000151_2020-19_VOL_2_Fls_201_a_393.pdf.

12. Militar foi designado para realização de curso servindo em uma OM tipo "Comum", todavia antes do início da realização da Comissão está servindo em uma OM tipo "A" ou "B", faz jus ao complemento tendo em vista a inclusão da "G LOC ESP"?

Resposta:

Sim. De acordo com o Parecer Jurídico da Assessoria de Apoio para Assuntos Jurídicos do Departamento Geral do Pessoal (DIEx nº 561-AApAJur/VCh DGP/Ch DGP, de 4 de setembro de 2018), faz-se necessária a complementação de ajuda de custo e transporte de pessoal (passagem), distintamente, na proporção a ser calculada pelo órgão competente, referente a Comissão para que fora designado, uma vez que o militar fora movimentado por interesse da Administração Militar antes de se apresentar no local do curso, o que gerou alteração do ponto de origem da movimentação. Por outro lado, caso inverso ao questionamento enseja na devolução da quantia recebida a maior, em atenção aos supramencionados princípios da legalidade, proporcionalidade e razoabilidade, aplicando-se assim o mesmo raciocínio.

Exemplo: Para acessar o exemplo clique aqui.

13. Para complemento de valores referentes a realização de curso que ensejaram alteração no "ADIC HAB" são utilizados os mesmos percentuais para os cálculos da ida e da vinda da comissão?

Resposta:

Não. Os novos percentuais que alteraram o referido Adicional são considerados apenas para o retorno do curso.

Exemplo I: comissão superior a 15 (quinze) dias e igual ou inferior a 3 (três) meses, sem desligamento da organização militar. Para acessar o exemplo clique aqui.

Exemplo II - comissão superior a 3 (três) e igual ou inferior a 12 (doze) meses, sem desligamento da organização militar. Para acessar o exemplo clique aqui.

14. Tenho que enviar o processo físico para a DCEM?

Resposta:

Não. De acordo com o Art. 20, da Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022, os processos de DEA referentes aos créditos sob gestão deste cotista deverão ser mantidos na OM de origem e deverão ser encaminhados na forma eletrônica, conforme o estabelecido nos Requisitos para Digitalização e Tramitação de Processos em Forma Eletrônica, constante nos Anexos "F" e “G” da referida Portaria e transcritos na pergunta 11 acima.

15. Informações adicionais

15.1. Os processos apreciados que não atenderem aos aspectos formais, legais e aritméticos previstos no Art. 11 das Normas para o Pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores no Âmbito do Comando do Exército (EB10-N-08.002) serão restituídos à OM responsável com as respectivas recomendações de melhoria.

15.2. Os casos particulares serão analisados diretamente pela DCEM.

15.3. Os casos omissos ou duvidosos, verificados na aplicação Portaria Nº 410 - DGP/C Ex, de 22 de agosto de 2022, serão solucionados mediante consulta, via DIEX, da OM interessada ao Departamento-Geral do Pessoal.